Ja, die Nutzung des Portals ist für Sie kostenfrei.

Ja, Durch die Neufassung des § 14 UStG durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen zum 1. Juli deutlich vereinfacht. Im Ergebnis berechtigen also auch Rechnungen, die im Portal zur Abholung bereitgestellt werden zum Vorsteuerabzug. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder des EDI-Verfahrens sind nun nicht weiter zwingend vorgeschrieben. Im Kern fordert die Finanzverwaltung, dass künftig sowohl bei Papier-, als auch bei elektronischen Rechnungen die Echtheit der Herkunft (Authentizität), die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies ist bei diesem Verfahren für die technische Übermittlung durch Einsatz entsprechend sicherer Übertragungswege gewährleistet. Unabhängig davon sind Sie aber weiterhin verpflichtet, die PDF-Rechnung (wie die Papierrechnung bis dato auch) Ihrer internen Rechnungsprüfung zuzuführen und die sachliche und rechnerische Richtigkeit entsprechend zu prüfen.

Mit der Übermittlung in das Portal und dem Versand der Benachrichtigungsmail ist die Rechnung zugestellt. Dies entspricht quasi dem Einwurf der Rechnung in Ihren Briefkasten mit expliziter Information, dass der Einwurf erfolgt ist.

Das PDF ist (analog zu einer Papierrechnung) gemäß den aktuell gültigen gesetzlichen Fristen entsprechend durch Sie zu archivieren. Das Portal stellt - bildlich gesprochen - lediglich den Briefkasten zur Abholung dar, kein Langzeitarchiv. Bitte beachten Sie, dass originär elektronisch erhaltene Rechnungen auch elektronisch zu archivieren sind. Auf dem Portal stehen die Belege und Anlagen für 12 Monate zum Download bereit.

Neben einer Internetverbindung sowie einem aktuellen Browser benötigen Sie eine E-Mail-Adresse, mit der Sie die Benachrichtigungsmails aus dem Portal empfangen können. Bitte stellen Sie sicher, dass Benachrichtigungsmails nicht in Ihrem Spam-Filter landen. Prüfen Sie hierzu die lokalen Einstellungen oder nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Administrator auf.

Bitte teilen Sie Änderungen an Stammdaten (Anschriften, Steuernummern, Bankverbindungen, E-Mail-Adresse) wie bisher auch DIREKT Ihrem Lieferanten mit. Verwenden Sie hierzu wie bisher auch Fax, Brief oder Mail. Das Portal dient wird für die Übermittlung von Rechnungen eingesetzt, nicht zum Austausch von Stammdaten.

Zum Download steht ein PDF-Dokument bereit. Dies stellt den steuerrechtlichen Beleg dar. Ggf. sind auf den Folgeseiten der Rechnung noch weitere Informationen enthalten, die im Hinblick auf sachliche und rechnerische Prüfung relevant sind. Neben dem PDF erhalten Sie 2 weitere Dateien: Eine Excel-Datei sowie ein sog. Datev-xml. Beide Dateien können zur automatisierten Weiterverarbeitung / Einspielung in Ihre Finanzbuchhaltungssoftware verwendet werden. Insbesondere wenn Sie (oder Ihr Steuerberater) Dienstleistungen oder Software der Datev nutzen, dürfte das zweite Format einsetzbar sein. Die Dateien enthalten die Inhalte der PDF-Datei in strukturierter Form, wie sie zur automatisierten Weiterverarbeitung von EDV-Systemen benötigt werden. Auch eine Konvertierung dieser Formate ist möglich, was aber die Existenz einer entsprechenden Lösung in Ihrem Unternehmen voraussetzt.